Verifactu para clínicas dentales: fechas, obligación y pasos

Verifactu afecta a las clínicas dentales, y no por la razón que muchos creen. Aunque la mayor parte de los tratamientos dentales estén exentos de IVA, la clínica sigue obligada a expedir factura por ellos, y cualquier programa con el que se expidan facturas entra en el ámbito del reglamento de sistemas informáticos de facturación. Lo que sí está cambiando una y otra vez es el calendario: a fecha de 23 de octubre de 2026, las fechas legales vigentes son el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, y Hacienda ha anunciado un nuevo aplazamiento que todavía no figura en una norma publicada.

Este artículo es informativo y no sustituye el consejo de tu asesoría fiscal. Su objetivo es que entiendas qué se exige, a quién, desde cuándo y qué preguntas debes hacer a quien te vende o mantiene el programa de gestión, para llegar a la fecha sin sobresaltos y sin pagar por adaptaciones que no necesitas.

Qué es Verifactu y qué no es

Se habla de «Verifactu» como si fuera una única obligación, y conviene separar tres conceptos que se mezclan constantemente:

• El reglamento de sistemas informáticos de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Desarrolla el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y fija los requisitos que debe cumplir el software con el que se emiten facturas: que no pueda alterarse sin dejar rastro, que conserve los registros y que los produzca en un formato determinado.
• La Orden HAC/1177/2024, publicada en el BOE el 28 de octubre de 2024, que detalla las especificaciones técnicas y funcionales: formato de los registros, huella, código QR, firma y registro de eventos.
• VERI*FACTU, que es solo una de las dos modalidades con las que un programa puede cumplir el reglamento. En esa modalidad el sistema envía a la Agencia Tributaria un registro de cada factura inmediatamente después de producirlo. En la otra modalidad, que la propia Agencia llama «no VERI*FACTU», no se envía nada de forma automática, pero se exigen más garantías en el propio sistema: firma electrónica de los registros y un registro de eventos.

La Agencia Tributaria es explícita en que ambas modalidades son igualmente válidas. Elegir una u otra no es cuestión de cumplir más o menos, sino de qué prefiere la clínica: la modalidad con envío da facturas verificables por el cliente a través del código QR, y la otra traslada la carga de seguridad al propio programa.

Lo que Verifactu no es: no es la factura electrónica obligatoria entre empresas, que es un régimen distinto con su propio calendario; no es un programa que haya que comprar a la Agencia Tributaria, porque el software lo producen empresas privadas; y no es un sistema de presentación de impuestos. La Agencia lo resume de forma sencilla: se trata de que cada factura genere un registro inalterable y trazable.

Qué exige el reglamento a un programa de facturación

Cada vez que se expide una factura, el sistema debe generar un registro de facturación de alta; si una factura se anula, genera un registro de anulación. No se pueden borrar ni modificar sin que quede constancia. Para ello, el reglamento establece varios elementos:

1. Huella o «hash»: un código calculado a partir de los datos del registro y del registro anterior, de modo que cualquier alteración posterior rompe la cadena.
2. Encadenamiento: cada registro incluye referencia al anterior, lo que permite detectar omisiones.
3. Código QR: toda factura debe llevar un QR que permite al destinatario enviar a la Agencia Tributaria los datos de la factura para su verificación, con la cámara del móvil, por ejemplo.
4. Firma electrónica y registro de eventos, que son obligatorios en la modalidad que no envía registros.
5. Conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros, con formato estructurado.
6. Declaración responsable del productor del software, en la que quien fabrica o comercializa el programa declara que cumple el reglamento y la orden técnica.

Este último punto es clave para la clínica: la responsabilidad de que el programa sea conforme recae en el productor, y la de usar un programa conforme recae en quien factura. No basta con que el proveedor «esté en ello».

A quién afecta: la regla de los cuatro «NO»

La Agencia Tributaria resume el ámbito subjetivo en lo que llama la regla de los cuatro «NO». El reglamento se aplica a los empresarios y profesionales que expiden facturas, completas o simplificadas, siempre que se cumplan estas cuatro condiciones:

Para una clínica dental de territorio común, lo normal es que se cumplan las cuatro: factura con un programa, no está en el SII (que se reserva a grandes empresas y a quienes lo eligen), no tiene domicilio en territorio foral y no tiene resolución de no aplicación. Por tanto, está dentro.

Dos matices importantes. Primero, el reglamento afecta tanto a sociedades como a autónomos que ejercen su actividad en la clínica; lo que cambia es la fecha. Segundo, también aplica a las facturas simplificadas, algo relevante en clínicas que cobran a pacientes particulares con tiques de poca cuantía. Quien usa una caja o un terminal que imprime facturas simplificadas está utilizando un sistema informático de facturación.

La duda de las clínicas: «mis tratamientos están exentos de IVA»

Es la pregunta que más se repite y tiene una respuesta matizada. La Agencia Tributaria indica que las operaciones que no obligan a expedir factura según el artículo 3.1.a) del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) quedan fuera del reglamento Verifactu para esas operaciones concretas.

Aquí está el punto decisivo. Ese artículo 3.1.a) exime de factura a las operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA, pero mantiene la obligación de factura para las exenciones recogidas en varios números de ese artículo 20.Uno, entre ellos el 2.º, el 3.º, el 4.º y el 5.º. El 3.º es la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios, y el 5.º recoge las prestaciones de estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales. En otras palabras: los tratamientos dentales exentos de IVA se facturan igualmente, y por eso el programa con el que se emiten debe cumplir el reglamento.

Si quieres entender por qué unos tratamientos están exentos y otros no, tienes el análisis completo en nuestro artículo sobre el IVA de los tratamientos dentales. Para esta cuestión basta con quedarse con la idea: exento de IVA no significa exento de factura ni, por tanto, exento de Verifactu.

Una clínica que además venda productos o servicios sujetos a IVA, como cierto material de higiene o tratamientos sin finalidad terapéutica, tendrá en la misma factura líneas exentas y no exentas. El programa debe tratarlas correctamente, y el registro de facturación incluye ese desglose.

Fechas vigentes a octubre de 2026

El calendario ha cambiado varias veces y es fácil encontrar contenidos desactualizados. Esta es la secuencia verificada en las fuentes oficiales:

Con la redacción vigente de la disposición final cuarta del reglamento, las fechas son:

• 1 de enero de 2027: obligatoriedad para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: obligatoriedad para el resto de obligados, incluidos los empresarios y profesionales que tributan por IRPF.

Hasta el 31 de diciembre de 2026 o el 30 de junio de 2027, según el caso, existe un periodo en el que pueden seguir usándose otros sistemas, incluidos los antiguos no adaptados.

El anuncio de un nuevo aplazamiento

Hay un dato nuevo que cambia el panorama y que conviene tratar con prudencia. El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda comunicó que prevé ampliar el plazo de adaptación hasta octubre de 2028. La propia Agencia Tributaria lo recoge en su portal como una previsión de ampliación del plazo. Según los medios que lo han analizado, Hacienda sostiene que el cambio afecta solo al calendario y que los requisitos técnicos se mantendrán en términos sustancialmente equivalentes.

Lo que debes saber es que un anuncio no es una norma. A fecha de cierre de este artículo no he podido confirmar que se haya publicado en el BOE una modificación que sustituya las fechas del Real Decreto-ley 15/2025. Hasta que se publique, las fechas con valor legal son el 1 de enero y el 1 de julio de 2027. Si te dicen que «ya no hay que hacer nada hasta 2028», pide que te indiquen la norma publicada, no una nota de prensa.

Recomendación práctica: planifica con las fechas de 2027 como fecha límite, y si se confirma el aplazamiento, aprovecha el margen para elegir con calma, no para olvidarte del asunto.

Qué riesgos hay si no te adaptas

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones, todas ellas calificadas como graves. La Agencia Tributaria las resume así:

• Fabricar, producir o comercializar sistemas que no cumplen: 150.000 euros por ejercicio y por cada tipo de sistema infractor. Esta sanción recae sobre el productor, no sobre la clínica.
• Comercializar sin certificación cuando esta sea obligatoria: 1.000 euros por sistema.
• Tener sistemas que no cumplen, no certificados o alterados: 50.000 euros por ejercicio. Esta sí puede alcanzar a la clínica usuaria.

La Agencia aclara un matiz tranquilizador: la mera tenencia de software antiguo no sería sancionable si ya no puede emitir facturas, por ejemplo tras desinstalarlo o inhabilitarlo, y recomienda exportar los registros antes de eliminarlo. Pero si después de las fechas de obligatoriedad se detecta un sistema no adaptado con capacidad de facturar, podría sancionarse.

Más allá de la sanción, hay un riesgo práctico: llegar tarde y adaptarse con prisas, en las semanas en que todo el sector pide cita a la vez a su proveedor.

Qué debe hacer una clínica dental: plan en seis pasos

1. Identifica con qué emites facturas hoy

Haz una lista completa. En una clínica suele haber más de un sitio: el programa de gestión, una hoja de cálculo para facturas «especiales», el terminal de cobro, la plataforma del financiador, el programa de la asesoría. El reglamento se aplica a cualquier sistema que expida facturas. Un justificante que no es factura, ni completa ni simplificada, queda fuera.

2. Confirma tu fecha y tu situación

Pregunta a tu asesoría si la clínica es contribuyente del Impuesto sobre Sociedades o tributa por IRPF, porque de eso depende la fecha. Si tienes sociedad y además un profesional que factura a título personal, pueden darse dos fechas distintas dentro de la misma clínica.

3. Decide la modalidad con tu asesoría

VERI*FACTU envía los registros a la Agencia y simplifica la defensa ante una comprobación; la otra modalidad evita el envío pero exige firma y registro de eventos. Si se empieza a usar VERI*FACTU tras la fecha de obligatoriedad, hay que mantenerlo al menos hasta el cierre del año natural en que se produzca el primer envío efectivo, así que no es una decisión para cambiar cada mes.

4. Pregunta a tu proveedor de software

Esta es la parte donde más dinero se pierde, por eso va detallada abajo.

5. Prueba antes de que sea obligatorio

Aprovecha el periodo transitorio para emitir facturas de prueba, comprobar el QR, revisar cómo se imprime y cómo se envía al paciente, y ver qué ocurre al anular una factura. Detectar un fallo en noviembre es barato; detectarlo en la primera semana de obligatoriedad, no.

6. Documenta la decisión

Guarda la declaración responsable del proveedor, la versión del programa instalada y la fecha desde la que se usa. Si hay una inspección, poder enseñar que elegiste un sistema declarado conforme y lo configuraste con tu asesoría es una buena defensa.

Qué preguntar a tu proveedor de software

Copia esta lista y pídele respuesta por escrito.

• ¿Tiene el programa la declaración responsable del productor, y puedo ver su contenido y su versión?
• ¿Qué modalidad soporta: VERI*FACTU, no VERI*FACTU o ambas? ¿Puedo cambiar de una a otra?
• ¿Para qué fecha estará disponible la versión adaptada y qué coste tiene, si lo hay? ¿Va incluida en la cuota actual?
• ¿Cómo gestiona las facturas anuladas y las correcciones? ¿Se generan registros de anulación?
• ¿Genera el código QR y la leyenda que corresponda en el PDF de la factura?
• ¿Qué pasa con las facturas anteriores a la adaptación? ¿Puedo exportarlas y conservarlas?
• ¿Cómo se gestionan los fallos de conexión con la Agencia Tributaria? ¿Se reintenta el envío?
• ¿Cubre las facturas simplificadas y las emitidas desde otros módulos, como un terminal de cobro?
• ¿Hay registro de eventos y puedo exportarlo si me lo piden?
• ¿Quién responde si el sistema deja de ser conforme tras una actualización normativa?

Desconfía de las respuestas del tipo «no te preocupes, va incluido» sin documento. La declaración responsable existe precisamente para sustituir esas promesas verbales.

Errores frecuentes en clínicas

1. Pensar que «exento» equivale a «no obligado». Como hemos visto, la asistencia sanitaria exenta se factura.
2. Mezclar Verifactu con la factura electrónica entre empresas. Son regímenes diferentes, con calendarios propios. Una clínica que factura a particulares puede estar obligada a lo primero sin verse afectada por lo segundo de la misma manera.
3. Esperar a ver qué hace el resto. Con la incertidumbre del calendario es tentador dejarlo, pero el aplazamiento anunciado no es norma.
4. Dejar una hoja de cálculo para las facturas «raras». Si con ella se expiden facturas, el reglamento se aplica a ese sistema.
5. Cambiar de programa solo por el nombre «Verifactu». Un logotipo no es una declaración responsable. Pide el documento.
6. No coordinar con la asesoría. La asesoría necesita saber qué modalidad se usa porque afecta a cómo se contabilizan y revisan las facturas.
7. Borrar el software antiguo sin exportar. Conserva los registros antes de inhabilitar nada.

Cómo encaja esto con el programa de gestión de tu clínica

Un programa de gestión integrado tiene una ventaja clara: la factura nace del tratamiento realizado, con los mismos datos del paciente y del profesional, sin reescribir nada. Eso reduce errores, que es lo que la normativa busca controlar. Puedes ver cómo funciona la facturación para clínicas dentales y cómo se refleja en la contabilidad de la clínica.

La facturación de Dentanexa genera facturas, PDF y exportación. Sea cual sea el programa que utilices, quien debe confirmar qué sistema cumple el reglamento en tu caso es tu asesoría fiscal, y por eso la lista de preguntas anterior sirve para cualquier proveedor, incluido el nuestro.

Si estás ordenando el resto de la gestión de la clínica a la vez, tiene sentido leer también la guía para digitalizar una clínica dental, porque la elección del sistema de facturación es una pieza más de ese cambio, y conviene tomarla dentro del conjunto.

Resumen de lo esencial

• Verifactu es el nombre popular del reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) y de una de sus dos modalidades de cumplimiento.
• Una clínica dental que factura con un programa está dentro del ámbito, aunque sus tratamientos estén exentos de IVA, porque la asistencia sanitaria exenta sigue obligando a expedir factura.
• Las fechas con valor legal a 23 de octubre de 2026 son el 1 de enero de 2027 (sociedades) y el 1 de julio de 2027 (resto). Hacienda ha anunciado una ampliación hasta octubre de 2028 que debe plasmarse en una norma.
• Lo útil ahora es inventariar tus sistemas de facturación, hablar con tu asesoría y exigir por escrito la declaración responsable al proveedor.

Fuentes

• Agencia Tributaria. Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y VERI*FACTU
• Agencia Tributaria. Preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU
• Agencia Tributaria. FAQ: cuestiones generales, objeto, fechas y sanciones
• Agencia Tributaria. FAQ: ámbitos de aplicación
• Agencia Tributaria. Modalidades de cumplimiento de las obligaciones
• BOE. Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (texto consolidado, art. 2 y 3)
• Europa Press. Hacienda pospone a octubre de 2028 la implantación de Verifactu (5 de octubre de 2026)